Polityka prywatności WE.LIFE

1. Administrator i zakres

Administratorem danych jest WELIFE.WORLD PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, aleja Jana Pawła II 43A/37B, 01-001 Warszawa, KRS 0001246817, NIP 5273222802. Kontakt: sales@welife.world, +48 512 318 632 lub adres pocztowy Spółki. Spółka nie wyznaczyła inspektora ochrony danych; sprawy ochrony danych obsługuje administrator.

Polityka obejmuje konto, posiłki, przepisy, zakupy, Spiżarnię, aktywność, kalendarz, funkcje społecznościowe oraz eNzi, zdjęcia i OCR w dostępnym zakresie. Opis zakupów od Partnerów, płatności, onboardingu lub innej funkcji warunkowej nie oznacza jej uruchomienia. Informację właściwą dla konkretnej operacji przedstawiamy przy korzystaniu z tej funkcji.

2. Źródła i kategorie danych

Dane otrzymujemy od Ciebie i Twojego urządzenia, wybranego dostawcy logowania oraz, w granicach uprawnienia, opiekuna i osób współdzielących zasób. Obejmują dane konta i sesji, wpisy i preferencje, plany, przepisy, listy i zapasy, potwierdzone operacje, materiały przekazane do analizy, odpowiedzi i dane techniczne. Wybrane przez Ciebie funkcje mogą obejmować wiadomości, lokalizację, trasę treningu i token powiadomień.

Przy uruchomionym handlu otrzymujemy niezbędne statusy zamówienia, dostawy, płatności i zwrotu od uczestniczącego Partnera lub operatora. Przy uruchomionym odczycie rejestrów dane podmiotu mogą pochodzić z MF, GUS lub CEIDG. Wskazujemy źródło i czas pozyskania. Jeżeli dane o Tobie pochodzą od innej osoby, przekazujemy wymaganą informację najpóźniej w ciągu miesiąca, przy pierwszym kontakcie lub pierwszym ujawnieniu, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej, chyba że zastosowanie ma udokumentowany wyjątek ustawowy.

Rozpoznanie zdjęcia, OCR i odpowiedzi AI są wynikami przetwarzania przekazanej treści. Mogą być błędne; nie stanowią potwierdzenia prawdziwości, diagnozy ani porady medycznej.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Konto, uwierzytelnienie i zamówione funkcje przetwarzamy w zakresie niezbędnym do zawarcia lub wykonania umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dotyczy to danych zwykłych potrzebnych do organizacji posiłków, zakupów i zapasów, zapisów aktywności, kalendarza, kontaktów i udostępniania zasobów oraz wybranych operacji eNzi. Podanie danych innej osoby nie zastępuje jej zgody ani innej wymaganej podstawy.

Alergie, nietolerancje, rozpoznania, ciąża i niektóre parametry lub wnioski o odżywianiu i aktywności mogą ujawniać zdrowie. Dobrowolne dopasowanie na ich podstawie opieramy na wyraźnej zgodzie — art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Odrębny wybór dotyczy wykorzystania zdrowia przez AI i przekazania tych danych jego dostawcy. Akceptacja regulaminu lub zakup nie zastępują tych zgód.

Wiek, potwierdzenia i uprawnienia opiekuna służą kwalifikacji dostępu i ochronie dzieci. Dla konta dziecka 8–12 lat dorosły jest stroną umowy; nie oznacza to oparcia wszystkich danych dziecka na umowie z rodzicem. Wymagające tego przetwarzanie danych dziecka opieramy na odpowiedniej zgodzie opiekuna. Dostęp do AI podlega odrębnym ograniczeniom dostawcy i funkcji; sama zgoda opiekuna ich nie uchyla.

Udostępnianie dokładnej pozycji innym osobom jest dobrowolne i opiera się na zgodzie — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Uprawnienie urządzenia jest odrębnym wyborem. Zapis GPS treningu nie włącza nadawania pozycji grupie. Dla prognozy pogody używamy wybranego miasta, udostępnionego położenia lub przybliżenia z infrastruktury na podstawie IP w zakresie potrzebnym do zamówionej funkcji.

Obsługa reklamacji i zgłoszeń związanych z umową opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b. Obowiązki konsumenckie, podatkowe, rachunkowe i wykonywanie praw wynikających z RODO opieramy na art. 6 ust. 1 lit. c w zakresie mającego zastosowanie obowiązku. Niezbędne bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i konkretne roszczenia stanowią nasz prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f; dane szczególne potrzebne do konkretnego roszczenia mogą podlegać art. 9 ust. 2 lit. f.

Opcjonalna analityka wymaga uprzedniej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Marketing wymaga właściwego, odrębnego wyboru kanału zgodnie z art. 398 tej ustawy. Nie wykorzystujemy zdrowia ani dokładnej pozycji do reklamy profilowanej i nie kierujemy do dzieci reklam opartych na profilowaniu.

W aktywnych zakupach i onboardingu przetwarzamy dane zamówienia, kontaktu, dostawy, płatności i reprezentacji potrzebne do umowy lub jej przygotowania. Wobec reprezentanta podstawą może być uzasadniony interes. Operatorowi płatności lub sprzedawcy nie przekazujemy profilu zdrowia ani rozmów eNzi. Płatność obsługuje wskazany przy niej operator; WE.LIFE nie przechowuje pełnego numeru karty ani CVV. Opis nie uruchamia płatności cyklicznych ani nowych integracji.

4. Udostępnianie i odbiorcy

Odbiorcami są, zależnie od użytej funkcji, upoważniony personel oraz dostawcy hostingu, bazy danych i plików, uwierzytelnienia i poczty, modeli AI, powiadomień i diagnostyki; analityka podlega właściwej zgodzie. Infrastruktura WE.LIFE korzysta z Vercel i Supabase. Ogólny czat eNzi wykorzystuje Anthropic w języku angielskim oraz Bielika obsługiwanego przez CloudFerro w języku polskim. Kategorie te nie oznaczają, że każdy dostawca otrzymuje wszystkie dane.

Podmiot przetwarzający na nasze polecenie wymaga właściwej umowy powierzenia. Sprzedawca, operator płatności i dostawca logowania mogą być odrębnymi administratorami dla własnych celów. Wybrany Partner otrzymuje niezbędne dane własnego zamówienia, dostawy lub reklamacji, a nie dostęp do całego konta. Tożsamość uczestniczącego sprzedawcy i operatora oraz zakres ujawnienia podajemy przy danej transakcji.

Wybrani przez Ciebie użytkownicy widzą udostępniony zasób w przyznanym zakresie. Członkostwo w grupie nie daje ogólnego dostępu do zdrowia lub prywatnych rozmów. Wiadomości widzą uprawnieni uczestnicy; nie zapewniamy szyfrowania od końca do końca. Personel może uzyskać niezbędny dostęp dla obsługi, bezpieczeństwa lub prawa. Dane ujawniamy także uprawnionym organom, gdy wymaga tego prawo. Eksport i zrzut ekranu mogą pozostać u odbiorcy po usunięciu oryginału.

5. AI, obrazy i funkcje zewnętrzne

Wywołanie eNzi przekazuje operatorowi użytej usługi AI polecenie, kontekst i materiał potrzebny do żądanej odpowiedzi. Nazwa modelu nie określa miejsca przechowywania danych. Odbiorców oraz zasady transferów opisują punkty 4 i 6. Zmiana dostawcy nie uchyla ograniczeń celu, wieku ani wymaganych zgód.

Zdjęcie potrawy, bezpośrednia analiza menu, skanowanie i import przepisu to odrębne operacje. W ścieżce analizy potrawy WE.LIFE nie zapisuje samego obrazu w magazynie plików; wynik i dane potrzebne do obsługi operacji są odrębne. Skanowanie i import mogą wymagać prywatnego pliku. Nie oznacza to braku przechowywania przez operatora AI. Ograniczenia wieku, zgody zdrowotnej i dostępności dostawcy dotyczą danej funkcji; zgoda opiekuna nie uchyla warunków dopuszczenia do usługi.

Nie przesyłaj haseł, pełnych danych karty, CVV, dokumentów tożsamości ani zbędnych informacji o innych osobach. Przed analizą zasłoń niepotrzebne dane i twarze. Polecenie analizy nie zezwala na publiczne udostępnienie materiału. Wynik lub propozycja nie są tym samym co potwierdzony zapis posiłku, przepisu lub zakupu.

Po włączeniu mapy treningu przeglądarka pobiera jej tło z OpenFreeMap, usługi Hyperknot Software Kft. na Węgrzech. Dostawca otrzymuje adres IP i żądania wskazujące oglądany obszar mapy; przebieg trasy jest nakładany lokalnie w przeglądarce. Osobny odnośnik do OpenStreetMap zawiera współrzędne w adresie otwieranej strony. Eksport do zewnętrznego kalendarza ujawnia wyeksportowaną treść wybranej usłudze. Obowiązują również zasady tych usług.

6. Przetwarzanie poza EOG

Baza produkcyjna WE.LIFE znajduje się w regionie Frankfurt w usłudze Supabase. Konto WE.LIFE podlega standardowym warunkom i DPA Supabase Pte. Ltd. z Singapuru. Region bazy nie wyklucza przetwarzania lub dostępu poza EOG przez dostawcę i podwykonawców. DPA określa zasady lokalizacji i włącza standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej dla objętych nimi transferów.

Usługa Anthropic API podlega standardowym warunkom komercyjnym i DPA. Dla klientów z EOG warunki wskazują Anthropic Ireland, Limited. Według informacji dostawcy dane są przechowywane w Stanach Zjednoczonych, a domyślne przetwarzanie może obejmować wybrane kraje w USA, Europie, Azji i Australii. DPA włącza standardowe klauzule umowne w zakresie wymaganym dla transferu. Nie deklarujemy dla konta WE.LIFE wyłącznego przetwarzania w EOG ani zerowej retencji.

Bielika obsługuje CloudFerro S.A., dostawca z siedzibą w Polsce. Siedziba operatora ani nazwa modelu same w sobie nie oznaczają, że wszystkie czynności przetwarzania odbywają się wyłącznie w EOG.

Hosting aplikacji zapewnia Vercel Inc. Konto WE.LIFE podlega standardowym warunkom i DPA Vercel. Dokument ten przewiduje przetwarzanie w Stanach Zjednoczonych oraz innych krajach, w których działają Vercel lub jego podwykonawcy. Dla transferów z EOG wymagających takich zabezpieczeń DPA włącza standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej; ich zastosowanie zależy od charakteru danego transferu.

Treść standardowych dokumentów i zabezpieczeń: Supabase — https://supabase.com/legal/customer-resources/data-processing-addendum; Anthropic — https://www.anthropic.com/legal/data-processing-addendum; Vercel — https://vercel.com/legal/dpa. Informacje i kopię zabezpieczeń dotyczących danych WE.LIFE można uzyskać pod sales@welife.world.

7. Okresy i kryteria przechowywania

Dane konta i wybranych funkcji przechowujemy w czasie świadczenia usługi. Po zamknięciu konta przyjmujemy okres do 48 miesięcy wyłącznie dla danych nadal niezbędnych do określonego celu i mających podstawę prawną. Zbędne dane usuwamy wcześniej. Nie oznacza to zachowania całego konta ani ograniczenia prawa do usunięcia. Dłuższe przechowywanie dotyczy tylko niezbędnych danych objętych konkretnym obowiązkiem prawnym lub trwającym postępowaniem. Krótsze okresy poniżej zachowują pierwszeństwo.

Harmonogram retencji eNzi działa codziennie: obejmuje tury rozmowy starsze niż 30 dni, pamięć zadania nieaktualizowaną od 30 dni, gdy upłynął przyznany czas ochrony trwającej operacji albo taka ochrona nie została ustanowiona oraz techniczne zapisy limitów wywołań AI starsze niż 3 dni. Okres kontekstu wykorzystywanego do odpowiedzi jest odrębny i sam nie oznacza usunięcia danych. Zatwierdzony posiłek, przepis lub zakup jest osobnym wpisem funkcji. Harmonogram nie określa retencji operatora AI.

Dla roboczych obrazów, importów, wyników i załączników oceniamy czas potrzebny do zakończenia operacji, potwierdzenia wyniku i obsługi błędu; zapis roboczy i zatwierdzony zasób mają odrębne cele. Wygaśnięcie wyniku lub odnośnika nie oznacza natychmiastowej fizycznej kasacji wszystkich kopii. Nie deklarujemy wspólnego, potwierdzonego terminu fizycznej kasacji dla wszystkich tych torów.

Lokalizacja udostępniana na żywo i zapisana trasa są odrębne. Dostęp do ostatniej pozycji zależy od aktywnej sesji i przyznanego czasu; zapis treningu może pozostać w historii do usunięcia wpisu lub konta, z uwzględnieniem niezbędnych wyjątków z punktu 7.1. Odebranie uprawnienia GPS nie usuwa zapisanej trasy. Dane lokalne mogą wymagać usunięcia także z urządzenia.

Dla wiadomości, zaproszeń i powiązań oceniamy trwanie relacji lub wybranej historii, cofnięcie dostępu i niezbędność dowodów nadużycia. Dla zamówień, rozliczeń i onboardingu kryteriami są wykonanie świadczenia, zamknięcie sprawy, wymagane okresy podatkowe lub rachunkowe i konkretne roszczenia. Publiczny rejestr, ważność oferty lub pamięć podręczna nie uzasadniają bezterminowego zachowania prywatnych zapisów.

Logi bezpieczeństwa i dowody obsługi spraw ograniczamy do czasu potrzebnego na rozpoznanie incydentu, ochronę przed nadużyciem i rozpatrzenie konkretnej sprawy lub roszczenia. Analityka oparta na zgodzie nie uzasadnia dalszego używania danych po jej cofnięciu. Tokeny i logi powiadomień oceniamy według aktywności powiązania urządzenia, doręczenia i potrzeby diagnozy; ważność pojedynczej wiadomości nie jest okresem przechowywania tokena. Prywatny paragon użytkownika nie jest automatycznie dokumentem księgowym Spółki.

Cofnięcie zgody kończy użycie danych dla objętego nią celu; ewentualna dalsza retencja niezbędnej części wymaga odrębnej podstawy i ograniczenia wykorzystania. Nie obiecujemy natychmiastowego usunięcia wszystkich kopii ani określonej rotacji kopii bez potwierdzenia konfiguracji. Żądania usunięcia obejmują ocenę danych operacyjnych, plików i kopii oraz ewentualnych wyjątków; informujemy o zakresie realizacji i podstawie odmowy w odpowiedzi na wniosek.

8. Twoje prawa

Możesz żądać dostępu i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia oraz przeniesienia danych w ustawowym zakresie. Zgodę można cofnąć w dowolnym czasie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Możesz wnieść sprzeciw wobec uzasadnionego interesu ze względu na swoją sytuację; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest bezwarunkowy i obejmuje związane profilowanie.

Napisz na sales@welife.world lub skorzystaj z dostępnych ustawień. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. Uzasadnione przedłużenie o maksymalnie dwa dalsze miesiące komunikujemy w pierwszym miesiącu. Wnioski są zasadniczo bezpłatne; ewentualna opłata lub odmowa wymaga podstawy ustawowej. Przy uzasadnionych wątpliwościach weryfikujemy tożsamość proporcjonalnie. Termin odpowiedzi nie jest automatycznie gwarancją takiego samego terminu fizycznej kasacji każdej kopii.

Automatyczny eksport nie ogranicza prawa do pełnej należnej informacji. Prawa dziecka realizujemy z uwzględnieniem jego dobra, wieku, rozumienia i uprawnień przedstawiciela. Możesz złożyć skargę do Prezesa UODO — informacje na uodo.gov.pl — lub właściwego organu w UE i skorzystać ze środków sądowych. Wcześniejszy kontakt z nami nie jest warunkiem skargi.

9. Dobrowolność i decyzje automatyczne

Dane niezbędne do uwierzytelnienia i wybranej czynności są wymagane dla tej funkcji. Pozostałe wybory są dobrowolne. Odmowa zdrowia, analityki, marketingu lub udostępnienia pozycji ogranicza tylko funkcję zależną od tego wyboru; nie udziela zgody na inny cel.

Dopasowanie propozycji do preferencji, zapasów i parametrów może stanowić profilowanie: filtrujemy propozycje i obliczamy szacunki, a Ty możesz zmienić dane i odrzucić wynik. Nie podejmujemy na tej podstawie wyłącznie automatycznych decyzji o skutkach prawnych lub podobnie istotnych, takich jak leczenie, kredyt czy ubezpieczenie. Ograniczenie bezpieczeństwa można zakwestionować w kontakcie z człowiekiem.

Stosujemy ochronę odpowiednią do ryzyka, w tym kontrolę dostępu i ochronę transmisji; nie gwarantujemy bezwzględnego bezpieczeństwa. O istotnej zmianie celu, odbiorców, zakresu lub retencji informujemy przed jej zastosowaniem. Aktualizacja polityki nie zastępuje nowej zgody, jeżeli jest wymagana.